Datenschutzerklärung

Wir informieren Sie nachfolgend gemäß den gesetzlichen Vorgaben des Datenschutzrechts (insb. gemäß BDSG n.F. und der europäischen Datenschutz-Grundverordnung ‚DS-GVO‘) über die Art, den Umfang und den Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns. Diese Datenschutzerklärung gilt auch für unsere Website. Bezüglich der Definition von Begriffen wie etwa „personenbezogene Daten“ oder „Verarbeitung“ verweisen wir auf Art. 4 DS-GVO.

Name und Kontaktdaten der Verantwortlichen:

Die Verantwortlichen (nachfolgend „Verantwortliche“) i.S.d. Art. 4 Zif. 7 DS-GVO sind:

Bärbel Schuldt-Schädlich & Olaf Schädlich

Stadtgrabenstr. 10

24306 Plön

E-Mail-Adresse: moin at schuldt-und-schaedlich . de (at durch @ ersetzen und ohne Leerzeichen schreiben)

Verarbeitungstätigkeit: Zweck der Verarbeitung, betroffene Personen, Datenkategorien, Offenlegung der Daten, Löschfristen

Nachfolgend informieren wir Sie über Art, Umfang und Zweck der Erhebung, sowie über die Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten und die Löschfristen.

Verarbeitungstätigkeit: KlientInnen-Kommunikation (telefonisch, Rückrufbearbeitung, sowie per e-mail)

Zweck der Verarbeitung und gesetzliche Grundlage: Hiermit stellen wir unsere Erreichbarkeit sicher. Wir benötigen die personenbezogenen Daten zur Bearbeitung von KlientInnenanfragen und der Auftragsanbahnung, sowie der Auftragsdurchführung.

Die gesetzliche Grundlage ist Art.6 Abs.1b) DSG-VO.

Betroffene Personen sind potentielle und reale KlientInnen, sowie GeschäftspartnerInnen

Datenkategorien: Telefonnummer, Audioaufzeichnung, Inhalt der Nachricht (mündlich/schriftlich), Emailadresse, Name

Empfänger, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt werden: keine

Fristen für die Löschung der Daten: Manuelle Löschung der Telefonhistorie spätestens jeweils zum Quartalsende.

Audioaufzeichnungen werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind, d.h. ein gelungener Rückruf erfolgt ist.

Da es sich um rein organisatorische Mails handelt (es werden keine Vertragsinhalte oder Gesundheitsdaten übermittelt), werden diese unmittelbar nach Beendigung der Konversation mit der Klientin / dem Klienten gelöscht. Beendet ist die Konversation dann, wenn sich aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist.

Wir bestehen darauf, dass Sie uns keine sensiblen Daten, wie Vertragsinhalte oder Gesundheitsdaten per e-Mail übermitteln. Dazu nutzen Sie bitte die persönliche Übergabe oder die Zusendung per Post als Einschreiben.

Verarbeitungstätigkeit: KlientInnenverwaltung

Zweck der Verarbeitung und gesetzliche Grundlage: Verwaltung von KlientInnenbeziehungen, Vertragsanbahnung und -abwicklung, Rechnungsstellung

Die gesetzliche Grundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1b und c DSG-VO

Betroffene Personen: KlientInnen

Datenkategorien: Kontaktdaten, Vertragsdaten, Rechnungsdaten

EmpfängerInnen, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt werden: Rechnungsdaten an das Steuerbüro (Berufsgeheimnisträger), ggf. Finanzamt, keine weitere Offenlegung

Fristen für die Löschung der Daten: Steuerrelevante Belege 10 Jahre (§147 Abs.1 AO steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht), Geschäftsbriefe 6 Jahre (§257 Abs.1 HGB handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht

Verarbeitungstätigkeit: Therapeutischer Behandlungsprozess

Zweck der Verarbeitung und gesetzliche Grundlage: Durchführung der psychotherapeutischen Behandlung (HP)

Gesetzliche Grundlage ist Art.9 Abs.2 h) DSG-VO, sowie bei ausdrücklicher Einwilligung der Klientin / des Klienten Art.9 Abs.2 a) DSG-VO.

Betroffene Personen: KlientInnen

Datenkategorien:

Administration: Identitätsdaten (Name, Geburtsdatum, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse) und Daten von Kontaktpersonen (Notfallkontakte, Angehörige oder gesetzliche VertreterInnen).

Gesundheits- und Behandlungsdaten (Diagnostische Daten: ICD-10/ICD-11 Codes, Symptombeschreibungen, Testergebnisse (z. B. aus standardisierten Fragebögen) /

Anamnese (Lebensgeschichte, Familienanamnese, medizinische Vorgeschichte, Vorerkrankungen) /

Therapieverlauf (Sitzungsprotokolle, Behandlungsplan, Fortschrittsberichte, therapeutische Interventionen) / Medikation (Informationen über psychopharmakologische Behandlungen und deren Wirkung)

Suizidalität/Selbstgefährdung (Dokumentation von Risikoeinschätzungen und Sicherheitsvereinbarungen)

Kontextuelle und soziale Daten (Zusatzinformationen, die für die Therapie essenziell sind)

Soziodemografische Daten (Beruf, Familienstand, Wohnsituation) /

Psychosoziale Faktoren (Informationen über Konflikte im sozialen Umfeld, traumatische Erlebnisse, belastende Lebensereignisse)

Kommunikationsdaten (Zeitstempel von Terminen / Dauer der Sitzungen / Protokolle über Telefonate oder E-Mail-Kontakt)

EmpfängerInnen, gegenüber denen die personenbezogenen Daten offengelegt werden: Ggf. MitbehandlerInnen nur nach vorheriger Einwilligung der Klientin / des Klienten (Art.9 Abs.2 a) DS-GVO)

Falls die Weitergabe erforderlich sein sollte, um lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person zu schützen, dann ist Art.6 Abs.1d) DS-GVO Rechtsgrundlage

Fristen für die Löschung der Daten:

10 Jahre nach Abschluss der Behandlung, gesetzliche Aufbewahrungspflicht (Art.6 Abs.1c) DS-GVO

Da es sich bei den von uns zu erhebenden Daten größtenteils um die Verarbeitung von Daten besonderer Kategorien nach Art.9 DS-GVO handelt, fragen wir Sie explizit nach einer ausdrücklichen Einwilligung.

Technisch Organisatorische Maßnahmen

Wir ergreifen alle notwendigen technischen und organisatorischen Maßnahmen um Ihre persönlichen Daten zu sichern.

Wir nutzen kein digitales Programm zur Speicherung Ihrer Daten.

Wir führen handschriftliche KlientInnenakten, die in einem verschlossenen Schrank aufbewahrt werden.

Zu unseren Praxisräumen haben nur wir als Inhaber Zutritt und nur wir verfügen über einen Schlüssel. Externe Unternehmen haben keinen Zutritt, ohne das von uns jemand anwesend wäre.

Als Brandschutz vor Verlust der Akten befindet sich ein Rauchmelder in dem Raum, sowie ein Feuerlöscher. Schäden durch Hochwasser sind auf Grund der Lage nicht zu befürchten.

Ihre Rechnungsdaten verarbeiten wir auf einem Laptop. Dieser verfügt über eine Firewall und ein sicheres Passwort für den Zugang, so dass unbefugter Zugriff verhindert wird.

Die Rechnungen werden persönlich übergeben oder per Post versandt. Es erfolgt keine Übermittlung von Dokumenten per E-Mail.

Ebenso werden unsere Unterlagen an das Steuerbüro persönlich in Papierform übergeben.

Um Datenverlust zu vermeiden, führen wir ein regelmäßiges Backup unseres Laptops durch. Die externe Festplatte als Speichermedium wird unter Verschluss aufbewahrt, um Missbrauch zu verhindern.

AuftragsverarbeiterInnen
Wir setzen zudem als AuftragsverarbeiterInnen einen externen Dienstleister zum Webhosting unserer Website ein. Sollten im Rahmen einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung an die AuftragsverarbeiterInnen Daten weitergegeben werden, erfolgt dies immer nach Art.28 DS-GVO.

Wir haben unseren Auftragsverarbeiter sorgfältig ausgewählt und haben mit ihm einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art.28 DSGVO geschlossen. Hierin ist auch dargestellt, dass der Auftragsverarbeiter geeignete technische und organisatorische Maßnahmen getroffen haben und die Datenschutzvorschriften gem. BDSG n.F. und DS-GVO einhält.

Welche Daten unser Anbieter im Rahmen des Webhostings verarbeitet lesen Sie bitte hier nach https://www.ionos.de/hilfe/datenschutz/datenverarbeitung-durch-ihr-ionos-produktes/datenverarbeitung-durch-webhosting-produkte).

Im Rahmen des Webhostings wir ein WebAnalytics von unserem Anbieter verwendet. Details lesen Sie bitte hier nach https://www.ionos.de/hilfe/datenschutz/datenverarbeitung-durch-ihr-ionos-produktes/webanalytics/

Wir verwenden keine weitere Software anderer / externer AnbieterInnen.

Datenübermittlung in Drittstaaten

Wir übermitteln keine Daten an Drittstaaten.

Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung oder Profiling

Wir setzen keine automatische Entscheidungsfindung oder ein Profiling ein.

Präsenz in sozialen Medien

Wir unterhalten keine Präsenz in sozialen Medien und Nutzen keine Messengerdienste.

Werbung und Datenanalyse

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nicht für Zwecke der Werbung und Datenanalyse.

Ihre Rechte als betroffene Person

Widerspruch oder Widerruf gegen die Verarbeitung Ihrer Daten

Soweit die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 a), Art. 7 DS-GVO beruht, haben Sie das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird dadurch nicht berührt.

Soweit wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf die Interessenabwägung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1f DS-GVO stützen, können Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen. Dies ist der Fall, wenn die Verarbeitung insbesondere nicht zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen erforderlich ist, was von uns jeweils bei der vorherigen Beschreibung der Funktionen dargestellt ist. Bei Ausübung eines solchen Widerspruchs bitten wir um Darlegung der Gründe, weshalb wir Ihre personenbezogenen Daten nicht wie von uns durchgeführt verarbeiten sollten. Im Falle Ihres begründeten Widerspruchs prüfen wir die Sachlage und werden entweder die Datenverarbeitung einstellen bzw. anpassen oder Ihnen unsere zwingenden schutzwürdigen Gründe aufzeigen, aufgrund derer wir die Verarbeitung fortführen.

Recht auf Auskunft

Sie haben ein Recht auf Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten persönlichen Daten nach Art.15 DS-GVO. Dies beinhaltet insbesondere die Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von EmpfängerInnen, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht direkt bei Ihnen erhoben wurden.

Recht auf Berichtigung

Sie haben ein Recht auf Berichtigung unrichtiger oder auf Vervollständigung richtiger Daten nach Art.16 DS-GVO.

Recht auf Löschung

Sie haben ein Recht auf Löschung Ihrer bei uns gespeicherten Daten nach Art.17 DS-GVO, es sei denn gesetzliche oder vertraglichen Aufbewahrungsfristen oder andere gesetzliche Pflichten bzw. Rechte zur weiteren Speicherung stehen dieser entgegen.

Recht auf Einschränkung

Sie haben das Recht, eine Einschränkung bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn eine der Voraussetzungen in Art. 18 Abs. 1 a) bis d) DS-GVO erfüllt ist:

Wenn Sie die Richtigkeit der Sie betreffenden personenbezogenen für eine Dauer bestreiten, die es der Verantwortlichen ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen;

die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie die Löschung der personenbezogenen Daten ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der personenbezogenen Daten verlangen;
die Verantwortlichen die personenbezogenen Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigt, Sie diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, oder
wenn Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß Art. 21 Abs. 1 DS-GVO eingelegt haben und noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe der Verantwortlichen gegenüber Ihren Gründen überwiegen.

Recht auf Datenübertragbarkeit
Sie haben ein Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art.20 DS-GVO, was bedeutet, dass Sie die bei uns über Sie gespeicherten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format erhalten können oder die Übermittlung an einer oder eines anderen Verantwortlichen verlangen können.

Recht auf Beschwerde

Sie haben ein Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes wenden.

Wir weisen nochmals darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z.B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich. Deshalb bestehen wir darauf, dass Sie uns keine sensiblen Daten, wie Vertragsinhalte oder Gesundheitsdaten per e-Mail übermitteln. Dazu nutzen Sie bitte die persönliche Übergabe oder die Zusendung per Post als Einschreiben.

Hier können Sie unsere Datenschutzerklärung als pdf herunterladen.